Utilizzo
Appuntamenti e check-in
Il calendario degli appuntamenti, come si calcola la disponibilità delle fasce e come si accetta una bici con foto, difetti dichiarati e firma del cliente.
Gli appuntamenti sono la parte "prima che la bici arrivi": il cliente prenota, tu confermi, assegni un meccanico e prepari la giornata. Quando la bici entra davvero in officina, comincia il check-in e da lì un ordine di lavoro.
La pagina ha due viste — Settimana e Lista — e un filtro per stato in cima, con il conteggio accanto a ciascuno.
Come nascono gli appuntamenti#
Un appuntamento può arrivare da tre parti:
- dal cliente, che prenota dall'app CrankPal o dal widget sul tuo sito (vedi Area clienti e widget): nasce in stato Richiesta e aspetta la tua conferma;
- da te, con il pulsante Nuova prenotazione: nasce già Confermata, perché la stai prendendo tu;
- da una conversazione, quando trasformi in appuntamento una richiesta arrivata in inbox.
Gli stati sono cinque: Richiesta, Confermata, In corso, Completata, Annullata. Ogni cambio di stato viene notificato all'app del cliente.
Una prenotazione può essere in officina o a domicilio. Quelle a domicilio sono marcate in modo distinto e, come vedrai fra poco, non occupano posti in officina.
La settimana a calendario#
La vista Settimana mostra sette giorni dalle 8:00 alle 19:00. I pulsanti in alto scorrono di una settimana per volta; Oggi riporta alla settimana corrente.
Sull'evento leggi ora, cliente e servizio. Il bordo tratteggiato indica un intervento a domicilio. La legenda in alto a destra ricorda i colori: azzurro le richieste, verde le confermate, giallo quelle in corso.
Due gesti fanno quasi tutto:
- Trascina un evento su un altro giorno o un'altra ora per riprogrammarlo. Il rilascio si aggancia alla fascia di quindici minuti più vicina.
- Clicca una richiesta (quelle con il punto interrogativo) per aprire la scheda con orario, durata, servizio, luogo, provenienza ed eventuali note del cliente, e decidere: Conferma appuntamento o Rifiuta.
Nell'intestazione di ogni giorno compare il carico della giornata in percentuale, calcolato sui meccanici di turno. Se le prenotazioni superano il tempo disponibile leggi overbooking in rosso; se ci sono prenotazioni ma nessuno è di turno, nessun turno. I turni si impostano in Team e turni.
Capienza e orari#
CrankPal non accetta appuntamenti a caso: la disponibilità è calcolata da due sole impostazioni della scheda officina.
Gli orari di apertura
Definiscono le fasce in cui si può prenotare, giorno per giorno. Un giorno senza orari è chiuso e non offre slot.
Il numero massimo di accettazioni per fascia da 15 minuti
Dice quante bici riesci a prendere in carico contemporaneamente. La giornata è divisa in fasce da quindici minuti e ognuna ha questa capienza.
La durata della prenotazione occupa più fasce
Una prenotazione da 45 minuti occupa tre fasce consecutive, e tutte e tre devono avere posto. Uno slot è proponibile solo se l'intera durata sta dentro lo stesso intervallo di apertura.
Se provi a mettere un appuntamento fuori dagli orari o in una fascia piena, il salvataggio viene rifiutato con il motivo: fascia al completo con l'orario esatto, oppure orario fuori dall'apertura. Vale sia creando una prenotazione sia trascinandola nel calendario.
Gli interventi a domicilio fanno eccezione: non consumano capienza, perché non è la bici a entrare in officina.
La vista lista#
La vista Lista è la stessa selezione in forma di tabella: data e ora, cliente, servizio, dove (in officina o a domicilio), meccanico, stato.
Qui fai due cose che nel calendario non puoi:
- assegnare il meccanico con il menu a tendina nella colonna omonima, per ogni prenotazione non ancora annullata o completata;
- confermare o rifiutare le richieste con i pulsanti a fine riga.
Il check-in della bici#
Il check-in è il momento in cui la bici passa dalle mani del cliente alle tue. Non si fa dal calendario: si fa dall'ordine di lavoro, nel riquadro Check-in accettazione.
Fotografa la bici
Fino a quattro foto. Da smartphone il pulsante apre direttamente la fotocamera.
Scrivi i difetti preesistenti
Graffi, sella consumata, cerchio ammaccato. È il campo che ti evita la discussione alla riconsegna.
Concorda l'importo massimo per gli extra
Sotto quella cifra le lavorazioni impreviste si intendono pre-autorizzate e al cliente arriva solo una notifica; sopra, servirà la sua approvazione. Vedi Approvazioni ricambi.
Fai leggere e accettare i termini
Il riquadro mostra le clausole di accettazione con il numero di versione. Se hai scritto termini personalizzati per la tua officina, compaiono quelli.
Fai firmare sullo schermo
Il cliente firma con il dito o con il mouse. Senza firma, senza spunta sui termini e senza l'importo massimo il check-in non si salva.
Quello che salvi resta congelato sull'ordine: foto, difetti, firma, versione dei termini accettati e importo concordato, con data, ora e nome di chi ha fatto l'accettazione. L'importo concordato diventa la soglia valida per tutto l'ordine.
Dall'intestazione dell'ordine puoi stampare l'etichetta QR da appendere alla bici: inquadrandola con un telefono si apre la scheda di quell'ordine, senza cercarlo.
Problemi frequenti#
Il calendario non propone nessuno slot
Quasi sempre mancano gli orari di apertura: senza, il giorno risulta chiuso. Impostali in Scheda officina e orari.
Mi dice che la fascia è al completo ma il calendario sembra vuoto
La capienza si conta sulle fasce da quindici minuti, non sulle ore: una prenotazione lunga ne occupa diverse, anche se sullo schermo è un blocco solo. Alza il numero massimo di accettazioni per fascia se in officina reggi di più.
Ho spostato un appuntamento: il cliente lo sa?
Lo spostamento con il trascinamento cambia solo il calendario. Se vuoi avvisarlo, scrivigli dall'inbox — la conversazione è già lì.
Posso rifare un check-in già salvato?
Il riquadro mostra l'ultimo check-in registrato, con firma e versione dei termini. Se qualcosa è sbagliato, annotalo nelle note interne dell'ordine: la firma raccolta non si riscrive.
Fatto il check-in, il lavoro vero comincia negli ordini di lavoro.