Fatture e scontrini

Qui vivono i documenti che consegni al cliente: fatture, note di credito e scontrini. La pagina si apre da Fatture e scontrini nel menu e richiede il permesso view_invoices più un ruolo di amministratore o responsabile. Emettere uno scontrino, invece, è cosa della cassa: basta manage_pos, che ha anche il meccanico.

I documenti non si creano da questa pagina. Nascono dove nasce il lavoro: da un ordine di lavoro chiuso o da una vendita al banco. Qui li consulti, li incassi, li trasmetti e li archivi.

Le tre schede#

Fatture elenca fatture e note di credito, con numero, data, cliente, origine, stato e quanto hai già incassato. Il filtro in alto separa Tutte, Da incassare, Acconto e Pagata. Se il documento nasce da un ordine o da una vendita, la colonna Origine è un collegamento: ci clicchi e torni al lavoro che l'ha generato.

Scontrini è il registro dei documenti commerciali emessi, con lo stato di trasmissione di ognuno.

Scadenzario raccoglie tutto quello che non è ancora stato incassato, diviso per anzianità: 0–30, 31–60, 61–90 e oltre 90 giorni. L'anzianità si conta dalla data di emissione del documento.

In cima alla pagina, se il tuo piano non include la fatturazione elettronica, un avviso spiega che i documenti che emetti sono di cortesia: comodi da consegnare, ma privi di validità fiscale. Se il piano la include ma la trasmissione non è ancora configurata, l'avviso ti manda a Cassa e pagamenti per completarla.

Emettere una fattura da un ordine di lavoro#

La fattura elettronica richiede Pro.

1. Chiudi l'ordine

   Dalla scheda dell'ordine di lavoro usa Chiudi e fattura. L'ordine deve avere almeno una riga con un importo.

2. Risolvi le righe extra in sospeso

   Se hai aggiunto ricambi o interventi che il cliente non ha ancora approvato, la fattura non parte: prima invia la richiesta e aspetta la decisione. Vedi Approvazioni ricambi.

3. Controlla il documento

   CrankPal assegna il numero progressivo dell'anno, calcola imponibile e IVA e riporta sulla fattura tutti gli incassi già registrati sull'ordine, acconti e pagamenti online compresi. Se il cliente aveva già saldato, la fattura nasce Pagata.

Prima di trasmettere: i dati del cliente#

Una fattura elettronica con l'anagrafica incompleta viene scartata. Per evitartelo, CrankPal controlla la scheda del cliente prima di generare il file e ti dice esattamente quali campi mancano.

I campi controllati sono l'intestatario (nome e cognome, oppure ragione sociale), l'indirizzo, il CAP, il comune, la provincia e almeno uno fra codice fiscale e partita IVA. La partita IVA italiana viene anche verificata nella sua correttezza formale.

Quando qualcosa manca vedi due messaggi diversi, e vogliono dire due cose diverse:

• "Dati di fatturazione incompleti" con l'elenco dei campi è un avviso, non un blocco: puoi emettere lo stesso, ma la fattura elettronica verrà scartata. Il pulsante Completa anagrafica ti porta sulla scheda del cliente.
• "Impossibile emettere: anagrafica fiscale incompleta" è un rifiuto: il file non viene generato finché non completi i dati.

Codice destinatario e PEC non sono obbligatori: se mancano, CrankPal usa il codice generico.

Trasmettere e correggere#

Dal dettaglio della fattura, Trasmetti allo SdI invia il documento tramite il provider fiscale che hai configurato, dopo una richiesta di conferma. Lo stato che segue è visibile nella stessa intestazione: inviata, consegnata, scartata o errore.

Se il documento risulta scartato o in errore, il pulsante diventa Riprova SdI: correggi i dati e ritrasmetti. Se risulta consegnata, al posto del pulsante compare un'etichetta verde e non c'è più niente da inviare.

Dal dettaglio scarichi anche il documento: Stampa / PDF produce il foglio da consegnare al cliente, XML SDI scarica il file elettronico. Anche il download dell'XML passa dal controllo sui dati del cliente: se mancano, ottieni l'elenco dei campi invece di un file destinato a essere scartato.

Scontrini e documenti commerciali#

Lo scontrino elettronico richiede Pro. Si emette dalla vendita al banco o chiudendo un ordine di lavoro completato.

Ogni documento nel registro ha uno stato: In attesa, Trasmesso, Errore o Annullato. Il documento viene creato anche quando la trasmissione fallisce — finisce in registro come Errore e lo ritrasmetti con Ritrasmetti quando hai risolto.

Su un documento Trasmesso hai due strade:

• Annulla trasmette l'annullo al provider e sblocca la modifica dell'ordine collegato. Se il provider non accetta l'annullo, il documento resta trasmesso.
• → Fattura lo converte in fattura differita, con il riferimento al documento commerciale. La conversione chiede i dati dell'intestatario (almeno nome e cognome o ragione sociale, più codice fiscale o partita IVA) e ti propone di aggiornare l'anagrafica del cliente con le correzioni. La fattura nasce già pagata, perché l'incasso è già avvenuto.

Incassi, scadenzario ed export#

Sul dettaglio di una fattura non ancora saldata, Registra incasso apre una finestra con l'importo — già compilato col residuo — e il metodo: contanti, carta, bonifico o link di pagamento. Se registri meno del residuo, l'incasso viene salvato come acconto e la fattura passa in stato Acconto; quando arrivi al totale diventa Pagata. Non puoi registrare più del residuo. Tutti gli incassi restano elencati sotto il documento.

Il link di pagamento — richiede Pro — si genera dall'ordine di lavoro o dalla vendita al banco, non dalla fattura: ottieni un indirizzo che invii tu al cliente. Quando il cliente paga, l'incasso viene registrato da solo e, se la fattura esiste già, ci si attacca sopra. Il link resta valido finché non lo annulli.

Dallo Scadenzario vedi il residuo per fascia di anzianità e apri il singolo documento. Il pulsante CSV commercialista in cima alla pagina esporta fatture e note di credito dell'anno in corso — numero, data, tipo, cliente, imponibile, IVA, totale, incassato e stato — in un file separato da punto e virgola, pronto per lo studio.

Per il margine di un periodo (ricavi meno ricambi meno manodopera) la pagina giusta è un'altra: vedi Promemoria e report.

Problemi frequenti#