Utenti, ruoli e permessi

Ogni persona che entra in officina ha il suo accesso: nome, email e password proprie. Non si condivide un account, e non solo per igiene — lo storico degli ordini di lavoro, il cronometro e il log delle attività attribuiscono ogni azione a chi l'ha fatta, e con un account condiviso quel dato non vale niente.

La gestione dei collaboratori sta in Impostazioni›Utenti e richiede il permesso manage_users. Nella pratica ce l'hanno solo gli amministratori: è la schermata da cui si concede e si revoca l'accesso.

Ruolo e permessi sono due livelli#

Il ruolo è una scorciatoia: sceglierlo assegna in blocco un insieme di permessi predefinito. I permessi sono i venti interruttori veri, quelli che il gestionale controlla quando decide se mostrarti una voce di menu o lasciarti salvare qualcosa.

Nel 90% dei casi il ruolo basta. Quando non basta, la casella Personalizza i permessi nella scheda dell'utente ti lascia aggiungere o togliere singoli permessi sopra o sotto quelli del suo ruolo. Da quel momento l'utente ha il suo set su misura: cambiare ruolo lo riporta ai predefiniti.

Un'eccezione: l'admin ha sempre tutto e le sue caselle sono bloccate. Non esiste un admin a cui togliere qualcosa — se vuoi limitare qualcuno, non è un admin.

I cinque ruoli#

Vale la pena sapere una cosa sul meccanico: di default ha Fatture e scontrini e Pagamenti digitali (POS) attivi. È una scelta deliberata — di solito chi sta al banco deve poter incassare — ma se nella tua officina il denaro lo tocca solo il titolare, sono i due permessi da togliere per primi, uno per uno sulla scheda dell'utente.

Come sono raggruppati i permessi#

I venti permessi sono divisi in quattro gruppi, e i gruppi raccontano già la logica dell'accesso.

• Operatività — il lavoro di tutti i giorni: dashboard, appuntamenti, clienti e bici, ordini di lavoro, messe in sella, route planner.
• Comunicazione — quello che esce verso il cliente: invio messaggi in inbox, approvazione ricambi, invio report.
• Gestione — magazzino, listino interventi, sinistri, report finanziari, fatture e scontrini, pagamenti digitali.
• Amministrazione — le chiavi di casa: manage_users, manage_integrations, manage_workshop e il monitor del team. Il ruolo Manager è definito esattamente come "tutto tranne questo gruppo" (col monitor team come eccezione).

L'elenco completo, permesso per permesso, con cosa sblocca e chi ce l'ha di default, sta in Permessi.

Creare un collaboratore#

1. Premi «+ Nuovo collaboratore»

   Se il pulsante è disabilitato hai esaurito i posti utente del piano: vedi la sezione più sotto.

2. Compila nome, email e (se vuoi) telefono

   L'email è il login e non è più modificabile dopo la creazione. Se sbagli, dovrai rimuovere l'utente e ricrearlo.

3. Scegli il ruolo

   E, solo se serve davvero, spunta «Personalizza i permessi» per aggiustare i singoli interruttori.

4. Consegna la password temporanea

   La password non la scegli tu: la genera il server e te la mostra una volta sola, nel riepilogo che si apre subito dopo la creazione. Puoi copiarla e dettarla di persona, oppure premere «Invia per email» e farla recapitare al collaboratore.

5. Il collaboratore accede e ne sceglie una nuova

   Al primo accesso il gestionale gli chiede di cambiare password e di accettare le regole d'uso, prima di poter fare qualsiasi altra cosa.

In alternativa c'è Reset pwd, dove sei tu a scegliere la nuova password (minimo 8 caratteri) e a comunicarla. Anche quella è visibile una volta sola.

Posti utente e limite del piano#

Quanti collaboratori attivi puoi avere lo decide il piano: il Free ne prevede uno, i piani a pagamento salgono, l'Enterprise non ha tetto. In testa alla pagina c'è sempre il contatore "usati / massimo", con l'eventuale scomposizione tra posti inclusi nel piano e posti acquistati.

Sul piano Pro puoi comprare posti aggiuntivi, singolarmente, dal pulsante «+ Acquista utenti» o dalla scheda dell'abbonamento. L'addebito è proporzionato al periodo che resta; dal rinnovo successivo il posto entra nel canone. Si possono anche rimuovere, ma solo se sono liberi: prima disattivi un collaboratore, poi togli il posto.

Disattivare, rimuovere, anonimizzare#

Tre azioni diverse, sempre più definitive. Sceglierle a caso è il modo più rapido di perdere dati che servivano.

• Disabilita — revoca l'accesso e basta. La persona resta in lista, in grigio, e si riattiva con un clic. È l'azione giusta per una stagionalità, un'aspettativa, un dubbio.
• Rimuovi — l'accesso è revocato e l'utente sparisce dalla lista. Lo storico (ordini, log) resta, attribuito a un profilo "rimosso", e l'email si libera per essere riusata.
• Anonimizza — cancella i dati personali (nome, email, telefono, foto) per rispondere a una richiesta di cancellazione. Lo storico operativo resta, ma attribuito a un profilo anonimo.

Chi ha fatto cosa lo trovi nel log attività recenti, in fondo a Impostazioni›Account: gli ultimi eventi dell'officina, con autore e orario. È un colpo d'occhio, non uno strumento d'indagine.

Problemi frequenti#