Fornitori e riordini

Fornitori e riordini è la parte del gestionale che guarda a monte: cosa ordini, a chi, a che condizioni e cosa ti arriva indietro. Il magazzino dice cosa hai; qui decidi cosa comprare.

Lo trovi in Magazzino›Fornitori & Riordini e richiede Premium. La pagina è divisa in sei linguette: Ordini d'acquisto, Fornitori, Importa listino, Inventario fisico, Resi & garanzie, Fatture fornitori.

Ordini d'acquisto#

Se qualcosa è sotto soglia di riordino, in cima alla pagina compare un avviso con il conteggio e i primi articoli, più il tasto per partire subito.

1. Genera l'ordine di riordino

   Scegli il fornitore e ti compare l'elenco degli articoli sotto soglia, ciascuno con giacenza e soglia sotto gli occhi. Le quantità sono già proposte per tornare sopra soglia; le correggi dove serve e togli la spunta a quello che non vuoi ordinare adesso. In fondo vedi il costo stimato.

2. Invia al fornitore

   L'ordine nasce in Bozza. Il tasto Invia al fornitore manda una email con la tabella degli articoli, quantità, costi e totale, e mette l'ordine in Inviato. Serve l'indirizzo email nella scheda del fornitore; se non c'è, puoi comunque segnare l'ordine come inviato a mano — per esempio se l'hai passato al telefono.

3. Registra la merce ricevuta

   Quando arriva il pacco, Merce ricevuta carica a magazzino tutte le righe dell'ordine e lo porta in Ricevuto.

Cliccando una riga dell'elenco si aprono le righe dell'ordine, con SKU, quantità e totale.

Fornitori#

Un fornitore ha quattro dati: nome (obbligatorio), email per gli ordini, telefono e partita IVA. L'elenco mostra anche quanti ordini d'acquisto gli hai fatto.

L'email è il campo che conta di più: senza, gli ordini non partono da soli e devi mandarli fuori dal gestionale.

L'anagrafica è in sola aggiunta: da qui si crea un fornitore, non si modifica né si cancella. Un fornitore che non usi più semplicemente smette di comparire negli ordini nuovi.

Importare un listino fornitore#

Quando un fornitore ti manda il suo listino, importarlo ti risparmia ore: i prodotti entrano a catalogo con marca, codice e descrizione, e le tue condizioni d'acquisto restano registrate.

1. Prepara un CSV

   Il formato accettato è CSV. Se il fornitore ti manda un Excel, esportalo prima in CSV. Puoi caricare il file o incollare il testo.

2. Imposta separatori e fornitore

   Scegli il separatore di colonna (virgola, punto e virgola, tabulazione) e quello dei decimali (virgola o punto: 1.234,56 oppure 1,234.56). Poi indica di quale fornitore è il listino.

3. Mappa le colonne

   Obbligatorie: GTIN / EAN e descrizione. Facoltative: codice produttore (MPN), marca, categoria, costo netto, prezzo di listino, sconto %, codice fornitore, tempo di consegna, quantità minima d'ordine. CrankPal prova a indovinare dalle intestazioni; tu correggi quello che ha sbagliato.

4. Guarda l'anteprima e importa

   Vedi righe totali, valide e scartate, con il motivo dello scarto riga per riga: descrizione mancante, GTIN non valido, codice interno di negozio, oppure nessun identificativo utilizzabile. Sotto ai conteggi, il riquadro Cosa succede quando confermi dichiara l'effetto esatto: quante righe diventano prodotti a catalogo (nuovi e già presenti), quante offerte fornitore vengono aggiornate e che nessun articolo di magazzino viene creato. Poi confermi.

5. Metti a magazzino quello che ti serve

   Finito l'import compare l'elenco delle righe di questo fornitore che non hanno ancora un articolo di magazzino, con costo netto e prezzo di vendita proposto. Spunti quelle che tieni davvero a scaffale e le crei in blocco (fino a 200 per volta): nascono con giacenza zero. Il pannello resta lì anche se torni sulla pagina domani.

Gli articoli creati così partono a giacenza zero, con costo e prezzo di vendita già proposti dal listino: le quantità reali entrano quando registri il carico di un ordine d'acquisto o quando chiudi un inventario fisico. Nessuna giacenza nasce dall'import.

Reimportare lo stesso listino aggiornato non crea doppioni: i prodotti già presenti vengono riconosciuti, le offerte aggiornate e le righe già collegate a un tuo articolo non ricompaiono fra quelle da mettere a magazzino.

Inventario fisico#

La conta serve a rimettere in pari le giacenze con quello che c'è davvero sugli scaffali. Nuova conta fotografa l'intero magazzino e ti dà un foglio con SKU, articolo e quantità attesa.

Scrivi i pezzi contati riga per riga: il valore si salva quando esci dal campo, e accanto compare la differenza. Non devi finire in una volta — puoi lasciare la conta aperta e riprenderla, il contatore ti dice a che punto sei.

Resi e garanzie#

Qui tracci i ricambi che tornano indietro al fornitore. Registrando un reso indichi l'articolo, la quantità, il motivo — difettoso, garanzia, articolo errato, altro — e una nota.

Il reso scala subito la merce dal magazzino, perché fisicamente quel pezzo è uscito dalla porta. Se non hai abbastanza pezzi, il reso non viene registrato.

Quando il fornitore risponde, chiudi la pratica con uno dei tre esiti:

• Accredito — ti ha rimborsato: la merce non torna, la giacenza resta com'è.
• Sostituito — ti ha mandato il pezzo nuovo: la giacenza viene ricaricata.
• Respinto — non ha accettato il reso: il pezzo torna tuo e la giacenza viene ricaricata.

Fatture fornitori#

Le fatture elettroniche che i tuoi fornitori emettono verso di te arrivano qui da sole, attraverso il Sistema di Interscambio. Non c'è niente da inserire a mano e niente da caricare.

L'elenco mostra fornitore, numero, data di emissione, importo, quando è arrivata e lo stato: Ricevuta, In attesa dei dati (è arrivata la notifica ma non ancora il documento) o Errore. Le fatture non ancora aperte hanno il badge Nuova e la linguetta porta il contatore.

Aprendone una vedi il dettaglio, compresi partita IVA del fornitore e i dati grezzi così come sono arrivati. Aprirla la segna come letta.

È una vista di sola lettura: le fatture passive non si modificano né si cancellano, sono i documenti che il fornitore ha emesso.

Problemi frequenti#