I primi 15 minuti

Questa è la pagina del primo giorno. Ti sei appena registrato, hai il gestionale aperto davanti e non hai ancora inserito niente: nessun cliente, nessuna bici, nessun dato dell'officina. Va benissimo così — CrankPal è fatto per farti arrivare al primo lavoro prima di chiederti qualsiasi cosa.

Il percorso è uno solo e lo fai in un quarto d'ora: scrivi un preventivo, lo mandi al cliente o lo stampi, lo trasformi in ordine di lavoro, lo chiudi ed emetti il documento. È lo stesso ciclo che ripeterai ogni giorno; farlo una volta subito, anche su un lavoro finto, è il modo più veloce per capire come funziona il resto.

Cosa non ti serve per cominciare#

Prima di partire, togliamoci di mezzo le cose che non devi preparare.

• Non ti serve un cliente. Il preventivo e l'ordine di lavoro si aprono anche senza. Il nome arriva quando serve davvero.
• Non ti servono i dati dell'officina. Indirizzo, CAP, città e telefono te li chiediamo al momento della stampa, perché è lì che finiscono davvero — nell'intestazione del foglio.
• Non ti serve la partita IVA. Per un preventivo non te la chiediamo mai. Serve alla prima fattura o al primo scontrino, non prima: vedi Verifica dei dati fiscali.
• Non ti servono gli orari di apertura. Il calendario interno funziona lo stesso. Gli orari servono per far prenotare i clienti da soli, ed è un passo che puoi fare con calma: vedi Scheda officina e orari.
• Non ti serve un listino. Ce n'è già uno dentro, con le lavorazioni più comuni: lo personalizzi quando vuoi in Listino interventi.

Ti serve una cosa sola: sapere cosa stai per fare a una bici, e quanto la fai pagare.

Minuti 1-5 · Il primo preventivo#

Apri Preventivi dal menu e premi Nuovo preventivo.

1. Salta il cliente

   Il cliente è il primo campo. Se ce l'hai, sceglilo; se non ce l'hai — o se stai solo provando — scegli Continua senza cliente. Il gestionale ti dice cosa resta fuori portata finché il cliente manca (inviarlo, farlo accettare con firma, stamparlo, i promemoria automatici): è un avviso, non un blocco.

2. Aggiungi due o tre righe

   Ogni riga è un Intervento o un Ricambio. Scrivi le prime lettere di un intervento — "tagl", "cate", "fren" — e il listino preimpostato te lo propone con prezzo e durata già dentro. Il prezzo lo correggi sulla riga: quello del listino è solo un punto di partenza.

3. Salva

   Il preventivo prende un numero (P-0001) e nasce in Bozza. Esiste solo per te: nessuno l'ha ancora visto.

Fatto. Hai già superato il punto in cui la maggior parte dei gestionali ti chiede di compilare mezza anagrafica.

Minuti 5-8 · Invialo o stampalo#

Adesso il preventivo deve uscire dall'officina, e per uscire ha bisogno di un destinatario. Qui CrankPal ti chiede i dati mancanti — e solo quelli.

• Invia al cliente ha bisogno del cliente. Se non c'è, si apre una finestra guidata che te lo fa agganciare o creare sul momento: nome e cognome bastano. Poi l'azione riprende da sola, senza farti ricominciare.
• Stampa ha bisogno del cliente e dei dati che finiscono nell'intestazione del foglio: indirizzo, CAP, città e telefono dell'officina. Stessa finestra, stesso ritorno all'azione di partenza. Te li chiediamo una volta sola.

Il preventivo inviato passa in Inviato e compare nell'app del cliente, che può accettarlo o rifiutarlo — anche con firma. Se non risponde, parte un promemoria automatico per email. Il preventivo stampato lo consegni al banco: è lo stesso documento, su carta.

Minuti 8-12 · Convertilo in ordine e chiudilo#

Quando il cliente dice di sì — a voce, per telefono o dalla sua app — il preventivo diventa il lavoro vero.

1. Converti in ordine di lavoro

   Il pulsante Converti in ordine c'è su tutte le bozze, non solo sui preventivi già accettati: al banco il sì arriva quasi sempre a voce. Se il preventivo non risulta accettato, il gestionale ti chiede una conferma — convertendolo salti l'accettazione digitale e l'eventuale firma. Tutte le righe finiscono nell'ordine, sconto compreso.

2. Lavora e spunta le righe

   Nell'ordine spunti le lavorazioni man mano che le fai. Se vuoi contare il tempo, Inizia a lavorare avvia il cronometro a tuo nome: alla fine ti chiede cosa hai fatto, e quel testo resta nello storico della bici.

3. Chiudi l'ordine

   Quando spunti l'ultima riga approvata l'ordine si chiude da solo e si apre il riepilogo di fine lavori: manodopera, ricambi, sconto, totale. Da lì avvisi il cliente che la bici è pronta, con un messaggio già scritto.

Se invece vuoi lavorare senza cliente — la bici del vicino, il tuo giro di prova — apri l'ordine direttamente da Nuovo ordine e scegli Continua senza cliente: al posto della bici in anagrafica scrivi un'etichetta libera ("Bianchi rossa, cliente al banco"). Cosa funziona e cosa no è in Ordini di lavoro.

Minuti 12-15 · Il documento e l'incasso#

Ultimo passo del ciclo: dare al cliente qualcosa in mano e registrare i soldi.

Cosa puoi emettere dipende dal piano. Sul piano Free non ci sono documenti fiscali elettronici: registri l'incasso in contanti e consegni il documento di cortesia in PDF — utile al cliente, ma senza valore fiscale, e sul foglio c'è scritto. Con i piani che li includono emetti scontrino o fattura direttamente dalla chiusura dell'ordine. Il dettaglio è in Fatture e scontrini.

È qui, e solo qui, che il gestionale ti chiede i dati fiscali: la tua partita IVA per emettere, e l'anagrafica completa del cliente se il documento è una fattura elettronica. Non è burocrazia nostra: è quello che serve perché il documento non venga scartato.

Con l'incasso registrato il ciclo è chiuso. Hai un preventivo, un ordine, un documento e un cliente in anagrafica: da adesso la dashboard ha numeri veri da mostrarti.

Cosa fa il gestionale mentre impari#

Nei primi giorni tre cose ti accompagnano, e si spengono da sole quando non servono più.

• La checklist in dashboard mostra i passi appena fatti e i prossimi, tre alla volta, con il conteggio complessivo in cima. Non ci sono caselle da spuntare a mano: ogni passo si segna quando il dato esiste davvero.
• Il promemoria in menu tiene sempre in vista il prossimo passo del primo ciclo — "crea il tuo primo preventivo", poi "convertilo in ordine", e così via — e ti porta con un clic dove va fatto.
• La dashboard resta sfumata finché non chiudi il primo ordine di lavoro. Non è bloccata: puoi cliccare tutto. È solo un modo per dire che quei numeri diventano interessanti dopo il primo lavoro, non prima.

Chiuso il primo ciclo, l'accompagnamento passa alla configurazione — logo, canali di messaggi, orari — e poi sparisce.

Problemi frequenti#

Da qui in poi, il resto della documentazione segue il lavoro vero.