Approvazioni ricambi

Succede a metà lavoro: apri il carter e scopri che anche la catena è finita. La domanda è sempre la stessa — lo cambio o chiamo il cliente? — e la risposta di solito costa una telefonata, un messaggio e mezz'ora di bici ferma.

Le approvazioni ricambi tolgono di mezzo quel giro. La richiesta parte dall'ordine, arriva al cliente sul canale che usa, e la sua risposta torna dentro l'ordine da sola. Sotto una cifra che avete concordato, non parte nemmeno la domanda: la lavorazione è già autorizzata.

Come nasce una richiesta#

Non tutti gli ordini hanno bisogno di approvazioni. Il meccanismo si accende solo se l'ordine ha una base concordata, cioè una delle due:

• nasce da un preventivo accettato e convertito;
• ha un check-in con i termini firmati dal cliente.

In quel caso ogni riga aggiunta dopo è un extra: resta marcata Extra · da inviare e non entra nel totale.

1. Aggiungi tutte le voci che servono

   Interventi e ricambi si aggiungono normalmente dall'ordine. Restano in bozza: nessuno le ha ancora viste fuori dall'officina.

2. Manda una sola richiesta

   Sopra le voci in bozza compare una barra arancione con quante sono e quanto valgono, e il pulsante Invia richiesta al cliente. Parte una richiesta per tutte insieme — non una per pezzo.

3. Il cliente decide dalla sua area

   Riceve il messaggio sul canale che usa e approva o rifiuta dall'area clienti. Non deve installare niente né richiamarti.

4. La risposta torna nell'ordine

   Approvate: le voci entrano nel totale, diventano spuntabili e scaricano il magazzino. Rifiutate: restano barrate e fuori dal conto.

Se invece l'ordine non ha una base concordata — un lavoro al volo, senza preventivo e senza check-in — le righe entrano subito nel totale e non passano da nessuna approvazione. È la differenza fra "avevamo detto così" e "vediamo cosa serve".

La soglia di auto-approvazione#

Sotto una certa cifra chiedere il permesso è solo attrito: per una guarnizione da pochi euro nessuno vuole essere disturbato. Per questo esiste una soglia di auto-approvazione.

Se il valore netto degli extra sta sotto la soglia, la richiesta si approva da sola: le voci entrano nel totale e al cliente arriva solo una notifica, non una domanda. Sopra la soglia, la parola passa a lui.

La soglia che vale è, in ordine:

1. quella concordata al check-in e firmata dal cliente, se c'è: vince sempre, perché è quella che avete pattuito per quella bici;
2. altrimenti quella predefinita dell'officina, impostata in Scheda officina; di serie è trenta euro.

Nella finestra Aggiungi voci, mentre scrivi, il gestionale ti dice già quale dei due casi sarà: un riquadro verde se resterai sotto soglia, uno arancione se la supererai — con l'importo esatto e il conteggio delle voci già in bozza, che fanno cumulo.

La coda delle approvazioni#

La pagina Approvazioni è la coda di tutte le richieste. In alto quattro contatori — In attesa, Auto-approvati, Approvati, Rifiutati — che sono anche i filtri.

Ogni riga dice cliente, ricambio o intervento con il motivo, quantità, importo, canale su cui è partita la richiesta, quando è stata fatta e come è finita. Sulle righe decise leggi anche chi ha deciso: se la decisione è arrivata dal cliente lo vedi dal canale, se l'ha presa qualcuno in officina compare il suo nome e la sua foto. Le auto-approvate portano l'etichetta approvazione automatica con la soglia applicata.

Sulle richieste ancora in attesa ci sono due pulsanti, Approva e Rifiuta: servono per quando il cliente ti risponde a voce o al telefono e sei tu a registrare la sua decisione. In quel caso resta tracciato che l'hai presa tu, non lui.

Il contatore delle richieste in attesa è anche il badge accanto alla voce Approvazioni nel menu di sinistra, e uno dei riquadri della dashboard.

Cosa succede quando il cliente decide#

Alla approvazione tre cose scattano insieme, nello stesso momento:

• le voci passano ad approvate ed entrano nel totale dell'ordine;
• i ricambi collegati a un articolo escono dal magazzino;
• il totale dell'ordine si ricalcola.

Al rifiuto le voci restano nell'ordine ma barrate e fuori dal conto: non si possono spuntare e non toccano il magazzino. Restano lì apposta — è la prova documentata che quella lavorazione è stata proposta e non voluta.

C'è infine una scorciatoia, da usare con la testa. Nella finestra Aggiungi voci, quando superi la soglia, puoi spuntare auto-approva senza avvisare il cliente: serve al caso in cui hai sostituito un componente con uno equivalente e la telefonata non aggiunge nulla. La motivazione è obbligatoria.

Problemi frequenti#

Il resto del percorso — spuntare le lavorazioni, avvisare il cliente, incassare — è in Ordini di lavoro.