Utilizzo
Preventivi
Come si scrive un preventivo, come lo si manda al cliente e cosa succede quando viene accettato — diventa un ordine di lavoro con le righe già dentro.
Il preventivo è l'accordo scritto prima di mettere le mani sulla bici: queste lavorazioni, questi ricambi, questo totale. Serve quando l'intervento non è banale, quando il cliente vuole pensarci, o quando vuoi mettere un paletto a quanto si spende.
Ogni preventivo ha un numero (P-0001, P-0002, …) e uno stato. La pagina li elenca tutti, con i filtri in cima: Tutti, Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Convertito. Cliccando una riga si apre il dettaglio delle voci senza cambiare pagina.
Quando conviene fare un preventivo#
Non tutti gli interventi passano da un preventivo: per un tagliando su appuntamento si apre direttamente un ordine di lavoro.
Il preventivo vale la pena quando:
- il cliente deve decidere se fa riparare o cambia la bici;
- l'importo è alto abbastanza da meritare un "sì" scritto;
- vuoi che le lavorazioni aggiunte dopo richiedano una sua approvazione esplicita. È l'effetto collaterale più utile: un ordine nato da preventivo tratta ogni riga successiva come un extra da approvare.
Creare il preventivo#
Il pulsante Nuovo preventivo apre l'editor.
Scegli il cliente e la bici
Il cliente è obbligatorio. Scelto quello, l'elenco delle bici si riempie con le sue.
Imposta la validità
Il campo Valido fino al è la data oltre la quale il preventivo non vale più. È facoltativo, ma è quello che ti evita la telefonata "il prezzo di sei mesi fa".
Aggiungi le righe
Ogni riga è un Intervento o un Ricambio. Sugli interventi il campo suggerisce le voci del tuo listino interventi e, scegliendone una, compila il prezzo da sola. Sui ricambi il campo cerca nel magazzino per nome o codice e mostra giacenza e prezzo.
Applica uno sconto, se serve
Lo sconto è sull'intero preventivo: in percentuale o a importo fisso.
Scrivi le note
Le note per il cliente finiscono sul preventivo e nella sua app. Le note interne restano all'officina: il cliente non le vede mai, servono a te e ai colleghi ("ricambio da ordinare", "raggi non originali").
Il pulsante 👁 accanto alle righe mostra o nasconde il costo d'acquisto e il margine dei ricambi. È un interruttore unico per tutto il gestionale: tienilo spento quando lo schermo è girato verso il cliente.
Se il tuo listino interventi è vuoto, il campo propone comunque un elenco di lavorazioni comuni con prezzi indicativi. Sistemarlo una volta in Listino interventi fa risparmiare tempo su ogni preventivo successivo.
Inviarlo e seguirlo#
Un preventivo appena creato è in Bozza: esiste solo per te.
Invia al cliente lo porta in Inviato e lo fa comparire nell'app del cliente, con una notifica.
Da lì ci sono due strade:
- decide il cliente, accettando o rifiutando dall'app: la firma di accettazione resta registrata sul preventivo;
- decidi tu, con i pulsanti Accettato / Rifiutato, quando il sì è arrivato a voce, per telefono o al banco. In questo caso restano registrati il tuo nome e il momento della decisione.
In entrambi i casi, aprendo il preventivo leggi chi ha deciso e quando.
Convertirlo in ordine di lavoro#
Su un preventivo Accettato compare il pulsante Crea ordine. Cliccandolo:
- nasce un nuovo ordine di lavoro per quel cliente e quella bici;
- tutte le righe del preventivo vengono copiate dentro, con quantità, prezzi ed eventuale sconto;
- il preventivo passa a Convertito e resta collegato all'ordine;
- il gestionale ti porta direttamente sull'ordine appena creato.
Da quel momento il preventivo non è più modificabile e la riga in elenco mostra il pulsante che porta all'ordine. Sull'ordine, nella timeline delle attività, compare l'evento Ordine generato da preventivo con il riferimento e il nome di chi ha fatto la conversione.
Problemi frequenti#
Il pulsante Modifica non c'è
Il preventivo non è più in bozza. Solo le bozze si modificano: se serve cambiare qualcosa dopo l'invio, si fa un preventivo nuovo.
Ho convertito per sbaglio il preventivo di un altro cliente
La conversione non si annulla dal preventivo. Sull'ordine di lavoro appena creato puoi eliminare le righe e portarlo ad annullato: vedi Ordini di lavoro.
Il cliente non trova il preventivo nell'app
Verifica che lo stato sia Inviato e non Bozza, e che il cliente abbia un account collegato alla tua officina: vedi Clienti.
I prezzi degli interventi sono sempre da riscrivere
Vuol dire che il listino è vuoto o incompleto e stai usando i suggerimenti generici. Compila il tuo listino interventi: da lì in poi il prezzo si compila da solo.
Il preventivo accettato diventa un ordine: il resto del lavoro è descritto in Ordini di lavoro.