Preventivi

Il preventivo è l'accordo scritto prima di mettere le mani sulla bici: queste lavorazioni, questi ricambi, questo totale. Serve quando l'intervento non è banale, quando il cliente vuole pensarci, o quando vuoi mettere un paletto a quanto si spende.

È anche la prima cosa che si fa su CrankPal, ed è pensata per essere fattibile a mani vuote: si scrive senza cliente e senza aver compilato la scheda officina. I dati mancanti te li chiediamo dopo, nel momento in cui servono davvero. Se sei al primo giorno, il percorso completo è in I primi 15 minuti.

Ogni preventivo ha un numero (P-0001, P-0002, …) e uno stato. La pagina li elenca tutti, con i filtri in cima: Tutti, Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Convertito, più un filtro senza cliente per ritrovare le bozze aperte al volo e la coppia Attivi / Archiviati, che tiene fuori dall'elenco quotidiano i documenti già messi via (come si archivia). Cliccando una riga si apre il dettaglio delle voci senza cambiare pagina.

Quando conviene fare un preventivo#

Non tutti gli interventi passano da un preventivo: per un tagliando su appuntamento si apre direttamente un ordine di lavoro.

Il preventivo vale la pena quando:

• il cliente deve decidere se fa riparare o cambia la bici;
• l'importo è alto abbastanza da meritare un "sì" scritto;
• vuoi che le lavorazioni aggiunte dopo richiedano una sua approvazione esplicita. È l'effetto collaterale più utile: un ordine nato da preventivo tratta ogni riga successiva come un extra da approvare.

Creare il preventivo#

Il pulsante Nuovo preventivo apre l'editor.

1. Scegli il cliente e la bici, o vai avanti senza

   Il cliente resta il primo campo, ed è la scelta consigliata: scelto quello, l'elenco delle bici si riempie con le sue. Ma non è obbligatorio — accanto c'è Continua senza cliente, e il preventivo nasce lo stesso. Cosa cambia è spiegato nella prossima sezione.

2. Imposta la validità

   Il campo Valido fino al è la data oltre la quale il preventivo non vale più. È facoltativo, ma è quello che ti evita la telefonata "il prezzo di sei mesi fa".

3. Aggiungi le righe

   Ogni riga è un Intervento o un Ricambio. Sugli interventi il campo suggerisce le voci del tuo listino interventi e, scegliendone una, compila il prezzo da sola. Sui ricambi il campo cerca nel magazzino per nome o codice e mostra giacenza e prezzo.

   Se il pezzo a magazzino non c'è (o non è quello giusto per questo cliente), sotto ai tuoi articoli la tendina mostra i ricambi del catalogo universale trattati dai distributori che operano nel tuo paese: li scegli e la riga nasce con marca, nome e prezzo di listino, etichettato con la sua provenienza. Prezzi e disponibilità restano da verificare col distributore prima di confermare al cliente: il catalogo dice che il distributore tratta l'articolo, non che ce l'abbia oggi a scaffale.

   Se non è da nessuna parte, Censisci questo ricambio lo registra una volta e da lì in poi lo ritrovi cercandolo — e con marca e codice si unisce a quello che hanno censito le altre officine. Se il codice col cliente davanti non l'hai, Non lo so ancora: tienilo così mette la riga nel preventivo senza perdere il pezzo. Con il modulo Magazzino il censimento chiede anche che fine fa il ricambio — ce l'hai, o va ordinato — e da lì il pezzo entra nella lista Da ordinare.

   Se il pezzo lo porta il cliente, spunta Fornito dal cliente sulla riga ricambio: la descrizione diventa libera (non si cerca a magazzino) e il prezzo si blocca a zero — si preventiva la sola manodopera. Dichiararlo già qui conviene: quando il preventivo diventa ordine il pezzo è già noto, quindi al check-in parte da sola la liberatoria ricambi forniti dal cliente. Se invece la riga la aggiungi a lavorazione iniziata, il check-in è già stato firmato e la liberatoria va raccolta a parte.

4. Applica uno sconto, se serve

   Lo sconto è sull'intero preventivo: in percentuale o a importo fisso.

5. Scrivi le note

   Le note per il cliente finiscono sul preventivo e nella sua app. Le note interne restano all'officina: il cliente non le vede mai, servono a te e ai colleghi ("ricambio da ordinare", "raggi non originali").

Il pulsante 👁 accanto alle righe mostra o nasconde il costo d'acquisto e il margine dei ricambi. È un interruttore unico per tutto il gestionale: tienilo spento quando lo schermo è girato verso il cliente.

Le lavorazioni che il campo ti propone vengono dal listino interventi, che l'officina trova già preimpostato con i lavori più comuni. Nomi, prezzi e durate sono un punto di partenza: personalizzarli una volta fa risparmiare tempo su ogni preventivo successivo.

Il preventivo senza cliente#

Un preventivo senza cliente è a tutti gli effetti un preventivo: ha numero, righe, sconto, note e totale, e in elenco compare con l'etichetta senza cliente. Serve nei due casi in cui il nome non ce l'hai ancora: il primo giorno, quando l'anagrafica è vuota, e al banco, quando qualcuno chiede "quanto mi costa" prima di dirti come si chiama.

Finché il cliente manca, però, tre cose il gestionale non te le fa fare — e te lo dice già alla creazione, non quando premi il pulsante:

• inviarlo, e quindi farlo accettare dall'area clienti, anche con firma;
• stamparlo;
• convertirlo in ordine di lavoro.

Ne saltano anche due che succedono da sole: il promemoria automatico al cliente che non risponde, e lo storico del preventivo nella sua scheda.

Non è un vicolo cieco. Nel dettaglio di un preventivo senza cliente c'è il pulsante Associa cliente, che lo aggancia a un cliente esistente o ne crea uno sul momento — e da quel momento il preventivo è un preventivo come gli altri. In alternativa il cliente te lo chiediamo noi, al primo gesto che lo richiede: vedi qui sotto.

Inviarlo, stamparlo e seguirlo#

Un preventivo appena creato è in Bozza: esiste solo per te.

Invia al cliente lo porta in Inviato e lo fa comparire nell'app del cliente, con una notifica.

Stampa produce invece il PDF da consegnare al banco o da allegare a un'email tua: stesse righe, stesso totale, con l'intestazione della tua officina in cima.

Una volta inviato, ci sono due strade:

• decide il cliente, accettando o rifiutando dalla sua area clienti: la firma di accettazione resta registrata sul preventivo;
• decidi tu, con i pulsanti Accettato / Rifiutato, quando il sì è arrivato a voce, per telefono o al banco. In questo caso restano registrati il tuo nome e il momento della decisione.

In entrambi i casi, aprendo il preventivo leggi chi ha deciso e quando.

Se il cliente non risponde, CrankPal manda un promemoria per email: quando la validità sta per scadere, o dopo tre giorni dall'invio se non hai messo una data di scadenza. L'email riporta numero, data e totale del preventivo e ha il pulsante Apri il preventivo, che porta il cliente direttamente su quel preventivo nella sua area clienti — se la sessione è scaduta gli viene chiesto l'accesso e il preventivo si apre subito dopo. Il promemoria parte una volta sola per preventivo: non serve fare nulla, e non c'è modo di mandarne un secondo dal gestionale (per un secondo giro si scrive al cliente dalla inbox).

Convertirlo in ordine di lavoro#

Il pulsante Converti in ordine c'è su tutte le bozze, non solo sui preventivi accettati: al banco il sì arriva quasi sempre a voce, e obbligare a passare dall'accettazione digitale sarebbe una finzione. Cliccandolo:

1. nasce un nuovo ordine di lavoro per quel cliente e quella bici;
2. tutte le righe del preventivo vengono copiate dentro, con quantità, prezzi ed eventuale sconto;
3. il preventivo passa a Convertito e resta collegato all'ordine;
4. il gestionale ti porta direttamente sull'ordine appena creato.

Su un preventivo non accettato la conversione chiede prima una conferma: convertendolo salti l'accettazione digitale e l'eventuale firma del cliente. Se il sì l'hai avuto davvero, confermi e vai avanti.

Anche la conversione ha bisogno del cliente: se il preventivo è senza, si apre la stessa finestra guidata dell'invio. Il motivo è che l'ordine eredita il destinatario del preventivo. Se invece vuoi lavorare del tutto senza cliente, non convertire: apri l'ordine direttamente, come spiegato in Ordini di lavoro.

Da quel momento il preventivo non è più modificabile e la riga in elenco mostra il pulsante che porta all'ordine. Sull'ordine, nella timeline delle attività, compare l'evento Ordine generato da preventivo con il riferimento e il nome di chi ha fatto la conversione.

Archiviare i preventivi chiusi#

Dopo qualche mese l'elenco dei preventivi è quasi tutto roba conclusa: rifiutati, scaduti, già diventati ordini. Archiviare li toglie di mezzo senza toccarli.

Archiviare non è cancellare e non è cambiare stato: il documento resta esattamente com'era — un accettato archiviato è ancora accettato — e per il cliente non cambia nulla. Nell'app e nell'area clienti il preventivo si vede come prima, e la ricerca per numero continua a trovarlo.

Ci sono due modi:

• uno alla volta — apri il preventivo cliccando la sua riga e premi Archivia in fondo al dettaglio (dallo stesso posto si fa Ripristina);
• in blocco — il pulsante Archivia i chiusi in cima alla pagina mette via in un colpo tutti i rifiutati, scaduti, convertiti e sostituiti che stai vedendo. Bozze, inviati e accettati non li tocca: lì c'è ancora qualcosa da fare.

Per rivederli, il filtro Archiviati in cima alla pagina. Da lì si ripristinano quando serve.

Problemi frequenti#

Il preventivo accettato diventa un ordine: il resto del lavoro è descritto in Ordini di lavoro.